Qué es un Softphone y características principales

Qué es un softphone y para qué sirve

Si tu empresa es de las que envía mensajes de texto cada día para avisar a sus usuarios de la disponibilidad de ciertos productos, o para enviarles alertas, te interesa lo que te vamos a contar hoy. Porque softphone es una solución ideal en tu caso. El término explica bastante bien lo que es, puesto que es una combinación de software y teléfono. Y, como tal, estamos hablando de una aplicación de software que permite que se realicen llamadas o se envíen mensajes a través de Internet. Es decir, una aplicación que simula un teléfono móvil y que podrás usar desde cualquier ordenador.

¿Qué quiere decir esto exactamente? Pues que tu empresa ya no necesitará un dispositivo móvil para llamar, sino que tus trabajadores podrán hacerlo todo directamente a través de internet. Es casi una conexión entre el mundo analógico y el mundo digital, usando las rutas que usan los correos electrónicos pero con la comunicación por voz.

Tiene una gran cantidad de funcionalidades, que queremos mencionar a continuación:

1. En primer lugar, te permite realizar llamadas de voz a través de tu propio ordenador. Para ello, utiliza tecnología de voz sobre el protocolo de internet, también conocido como VoIP. Eso hará que puedas llamar a tus clientes a través del mismo ordenador en el que almacenas toda la información, haciéndote la labor mucho más sencilla.
2. Además, lo normal es que incluyan la posibilidad de enviar mensajes de texto.
3. Si te comunicas con otras empresas que también usan softphone, podrás hacer uso de una mensajería instantánea que incluye este software. Eso hará que la comunicación fluya por completo.
4. ¿Realizas muchas videoconferencias? En ese caso, podrás pasar a llevarlas a cabo a través de este método. Serán rápidas, fluidas y muy cómodas.
5. Por si todo esto no fuera suficiente, también permiten la integración con otros servicios. Como, por ejemplo, correos electrónicos o calendarios. De esta manera, todo se encuentra en un mismo lugar y permite que el trabajo sea mucho más sencillo.
6. Personalización y Configuraciones de Seguridad. Los softphones ofrecen amplias opciones de personalización, permitiendo a los usuarios ajustar configuraciones según sus preferencias y necesidades específicas. Además, las características de seguridad, como el cifrado de llamadas y mensajes, garantizan que las comunicaciones sean privadas y protegidas contra interceptaciones no autorizadas.

En realidad, estamos hablando de una novedosa alternativa a los teléfonos físicos tradicionales. Está especialmente recomendada para empresas, e incluso para profesionales que se han pasado al teletrabajo, y también para autonómos que quieran tener todas sus comunicaciones unificadas. Es un sistema muy cómodo, puesto que te permite olvidarte del smartphone y hacerlo todo desde el mismo ordenador.

Tipos de softphone

Existen varios tipos de softphones disponibles en el mercado, cada uno con sus propias características y funcionalidades. Algunas de las opciones más comunes incluyen:

Softphones basados en aplicaciones. Estos softphones son programas de software que se instalan en dispositivos como computadoras, teléfonos inteligentes o tabletas. Utilizan la conexión a Internet para realizar y recibir llamadas, y suelen ofrecer una amplia gama de funciones, como marcación de teclado, transferencia de llamadas, conferencias y mensajería instantánea. Ejemplos populares incluyen Skype, Zoom, Microsoft Teams y WhatsApp.

Softphones integrados en sistemas de comunicaciones unificadas (UC). Estos softphones están integrados en plataformas de comunicaciones unificadas que ofrecen una amplia gama de servicios de comunicación, como llamadas de voz, videoconferencias, mensajería instantánea, correo electrónico y colaboración en equipo. Están diseñados para ofrecer una experiencia de usuario integrada y coherente en múltiples dispositivos y canales de comunicación. Ejemplos de plataformas de UC con softphones integrados incluyen Cisco Webex, Microsoft Teams, Avaya y Mitel.

Softphones basados en navegador. Estos softphones son aplicaciones web que se ejecutan en un navegador web y no requieren instalación de software adicional en el dispositivo del usuario. Utilizan tecnologías como WebRTC (Web Real-Time Communication) para habilitar la comunicación de voz y video a través del navegador. Son ideales para situaciones en las que se necesita acceso rápido y fácil a las funciones de telefonía sin la necesidad de instalar software adicional. Ejemplos de softphones basados en navegador incluyen Google Voice, Twilio y 3CX Web Client.

Softphones móviles. Estos softphones están diseñados específicamente para dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas. Ofrecen funcionalidades similares a los softphones basados en aplicaciones de escritorio, pero están optimizados para pantallas táctiles y la movilidad del usuario. Permiten realizar y recibir llamadas tanto a través de redes móviles como de conexiones Wi-Fi, lo que los hace ideales para usuarios que están en movimiento. Ejemplos de softphones móviles incluyen Zoiper, Grandstream Wave y Bria Mobile.

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de softphones disponibles en el mercado. La elección del softphone adecuado dependerá de las necesidades específicas de comunicación de cada usuario y de los requisitos de la organización en la que se utilice.

Evolución de las Comunicaciones: El Rol del Softphone

En los últimos años, la evolución tecnológica ha transformado radicalmente la manera en que nos comunicamos. Los softphones, o teléfonos software, han emergido como una alternativa clave en el ámbito de las comunicaciones, desafiando el paradigma de los teléfonos tradicionales. Estos programas permiten realizar llamadas telefónicas a través de Internet, utilizando equipos como computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes. El softphone, gracias a su versatilidad y capacidad para integrarse con diversas plataformas, se ha convertido en una herramienta fundamental tanto para empresas como para usuarios individuales, ofreciendo una amplia gama de funcionalidades que van más allá de las capacidades convencionales de los teléfonos de escritorio.

Qué necesito para usar un softphone

¿Te estás preguntando qué necesitas exactamente para usar softphone? ¡Pues no creas que es algo demasiado costoso, o que requiera una gran inversión inicial! Bastará con que tengas un ordenador, smartphone o tablet, conexión a internet y que contactes con uno de los sitios de proveedores de softphone. Es decir, que no vas a necesitar ningún equipo específico, puesto que bastará con usar cualquiera de los dispositivos que ya tuvieras antes. Sobre todo si apuestas por softphones basados en la nube, que son los más habituales y también los que más recomendamos.

Lo que sí te recomendamos es que te hagas tanto con auriculares como con micrófono, en caso de que no tuvieras. De esta manera, la calidad del audio será mucho mejor, y tus clientes te escucharán siempre con la mayor nitidez.

Cómo instalar un softphone

En cuanto contactes con uno de los proveedores de este tipo de tecnología, serán los especialistas los que te guíen a través del proceso. No obstante, nosotros queremos darte algunas indicaciones para que puedas ver que es bastante sencillo. En primer lugar, tendrás que buscar la aplicación del softphone que vayas a usar, ya sea en la web del proveedor o en la tienda de aplicaciones de tu dispositivo. Tras esto, tendrás que instalarla y abrirla con las claves que te hayan proporcionado previamente. ¡Tan sencillo como esto!

En el momento en el que la aplicación esté configurada, podrás empezar a usarla sin ningún tipo de problema.

Mejores prácticas para sacar el máximo provecho de tu Softphone

Para aprovechar al máximo las ventajas de un softphone, es crucial adoptar ciertas prácticas que optimicen su uso:

• Configuración Personalizada: Ajusta las configuraciones según tus preferencias y necesidades.
• Entrenamiento y Conocimiento: Capacita a los usuarios sobre las funciones y capacidades del softphone para un uso más efectivo.
• Integración con Herramientas: Aprovecha la capacidad de integración con otras aplicaciones y herramientas de productividad.
• Seguridad y Actualizaciones: Mantén el software actualizado para garantizar la seguridad y acceso a las últimas funciones.
• Respaldo y Soporte Técnico: Asegúrate de contar con respaldo técnico para resolver problemas y obtener asistencia en caso de necesidad.
• Prueba y Ajustes: Realiza pruebas periódicas para verificar la calidad de las llamadas y ajustar configuraciones si es necesario.

Implementar estas prácticas puede ayudar a los usuarios a sacar el máximo provecho del softphone, optimizando su funcionalidad y contribuyendo a una experiencia de comunicación más efectiva y eficiente.

Ventajas y desventajas de los softphones

Los softphones tienen una inmensa cantidad de ventajas, especialmente cuando se busca un uso laboral de los mismos. Y a continuación te las vamos a enumerar, para que no quepa ninguna duda al respecto:

1. Suelen ser más económicos que los teléfonos tradicionales, puesto que no requieren infraestructura específica.
2. Además, son mucho más flexibles. No requieren que la persona esté en una ubicación física determinada, ya que permite trabajar con la misma línea desde distintos puntos. Esto es algo vital para aquellas personas que teletrabajen, ya que podrán hacerlo con gran comodidad siempre y cuando tengan una buena conexión a internet.
3. A esto hay que añadirle que permite la integración con herramientas CRM. De esta manera, se podrá tener toda la información importante al alcance, en una misma aplicación, proporcionando mucha versatilidad y comodidad.

Por mencionar alguna desventaja, es importante reseñar que la calidad de audio puede ser baja si no se incorporan auriculares o micrófonos. Esto se debe, principalmente, a que tanto los altavoces como el micrófono de los ordenadores portátiles tiende a ser de peor calidad, además de dispersar demasiado el sonido. Asimismo, exige sí o sí la conexión a internet, algo que se debe tener en cuenta. Y, por supuesto, nos puede convertir en víctimas de ataques cibernéticos si no contamos con una buena seguridad.

Diferencia entre hardphone y softphone

La alternativa al softphone se conoce como hardphone; y, aunque suene como algo muy complejo, en realidad no es más que la manera técnica de referirse a los teléfonos físicos tradicionales. Este hardphone hace uso de la red telefónica habitual, y requiere una conexión mediante cables en todo momento. Además, exige que se lleva a cabo una infraestructura. Esa no es la única diferencia, sino que también cambia el tipo de señal que se usa para comunicarse, que en este caso es analógica.

Frente a esto, un softphone hace uso de la tecnología VoIP (aprende más acerca del apagón RDSI y la migración VoIP), se puede usar en cualquier dispositivo digital y hace uso de la conexión a internet. Y esto nos permite tener una mayor flexibilidad, y poder sacarle mucho más partido gracias a la integración con otras herramientas. Sin duda, fundamenta si tienes una empresa y buscas trabajar de la forma más cómoda posible.

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